ANAC - Effizienz bei der Entscheidungsfindung: Dringende Überprüfung für die Vergabestellen

Qualifizierte Vergabestellen, die offene Verfahren mit Bekanntmachung ab dem 1. Januar 2025 veröffentlicht haben, sind angehalten, die durchschnittliche Effizienz bei der Entscheidungsfindung zeitnah zu überprüfen. Zu diesem Zweck wird der/die RASA ersucht, sich mit seinem/ihrem Benutzerprofil im Bereich „Qualifizierung“ des ANAC-Portals anzumelden und die neue Funktion „Efficienza decisionale“ auszuwählen. Diese steht seit dem 1. Juli 2026 auf der ersten nach dem Login angezeigten Seite unten in der linken Spalte zur Verfügung. Die Überprüfung ist sowohl für die Kategorie „Bauleistungen“ als auch für „Dienstleistungen und Lieferungen“ durchzuführen.

Zeigt das System eine Warnmeldung (Alert) wegen einer Überschreitung der durchschnittlichen Dauer von 160 Tagen an, ist die Vergabestelle verpflichtet, der ANAC bis spätestens 31. August 2026 einen Reorganisationsplan zu übermitteln. Dieser muss die organisatorischen Maßnahmen enthalten, die erforderlich sind, um die Effizienz bei der Entscheidungsfindung der Vergabestelle zu verbessern. Es wird darauf hingewiesen, dass die unterlassene Übermittlung des Reorganisationsplans in den Fällen, in denen dieser vorgeschrieben ist, gemäß Art. 63 Abs. 11 des GvD Nr. 36/2023 einen schwerwiegenden Verstoß darstellt.

Zur Überprüfung der für die Berechnung der durchschnittlichen Dauer herangezogenen Daten sowie der betroffenen Verfahren können die beiden Excel-Tabellen (eine für „Dienstleistungen und Lieferungen“, die andere für „Bauleistungen“) heruntergeladen werden. Dabei sollten insbesondere die folgenden Spalten überprüft werden:

• J - Datum der endgültigen Zuschlagserteilung;
• L - Datum des Vertragsabschlusses;
• M - Tatsächliche Dauer bis zum Vertragsabschluss;
• N - Konventionelle Dauer bis zum Vertragsabschluss.

Zeigt das System eine Warnmeldung (Alert) an, die nicht mit den tatsächlichen Verfahrenszeiten übereinstimmt, empfiehlt es sich zu prüfen, ob diese auf Probleme bei der Übermittlung der Formblätter zurückzuführen ist. Die häufigsten Ursachen sind:

• Fehlende Übermittlung der Formblätter;
• Verspätete Übermittlung der Formblätter;
• Fehlendes Datum des Vertragsabschlusses.

In diesen Fällen wird vom System eine konventionelle Dauer angesetzt. Dies führt dazu, dass die berechnete durchschnittliche Dauer über der tatsächlich erreichten durchschnittlichen Dauer liegt.

Darüber hinaus wurden von einigen Vergabestellen mögliche Abweichungen zwischen den auf der ISOV-Plattform gespeicherten Daten und den im ANAC-Portal angezeigten Daten gemeldet.

ANAC hat klargestellt, dass der Reorganisationsplan auch dann bis spätestens 31. August 2026 übermittelt werden muss, wenn die Überschreitung des Schwellenwertes von 160 Tagen auf eine der oben genannten Ursachen zurückzuführen ist.

In diesen Fällen ist es außerdem erforderlich, ANAC über den Sachverhalt zu informieren und die Berichtigung oder Vervollständigung der fehlenden Daten (insbesondere des Datums der Zuschlagserteilung und des Datums des Vertragsabschlusses) zu beantragen. Dies erfolgt durch die Eröffnung eines Tickets oder mittels zertifizierter E-Mail (ZEP) an protocollo@pec.anticorruzione.it. Dabei sind die betroffenen Verfahren anzugeben und die entsprechende Dokumentation (z. B. Screenshots der festgestellten Unregelmäßigkeiten) beizufügen. Im Rahmen derselben Anfrage können mehrere Verfahren gemeldet werden.

Nach derzeitigem Stand hat ANAC klargestellt, dass eine Berichtigung der Daten weder über die PCP noch über zertifizierte digitale Beschaffungsplattformen wie ISOV möglich ist.

Abschließend wird darauf hingewiesen, dass bei einer durchschnittlichen Dauer der Entscheidungsfindung von weniger als 115 Tagen die Vergabestelle den für ihre Qualifizierung vorgesehenen Bonuspunkt erhält.

Für weitere Informationen wird auf den AOV-Leitfaden zur Qualifizierung der Vergabestellen, insbesondere auf Kapitel 5 zur Überwachung der Effizienz bei der Entscheidungsfindung, verwiesen.

Um die Vergabestellen bei der Erfüllung der oben genannten Verpflichtungen zu unterstützen, werden folgende Unterlagen als Anlagen zur Verfügung gestellt:

• das ANAC-Formular für die Erstellung und Übermittlung des Reorganisationsplans;
• die operativen Hinweise der ANAC im Hinblick auf die Überwachung der Effizienz bei der Entscheidungsfindung sowie das Ausfüllen des Reorganisationsplans.